lean problem solving que es

PPS: Resolución práctica de problemas mediante el lean manufacturing

Herramientas Lean Manufacturing | 4 Comentarios

En este post te voy a hablar del PPS (practical problem solving) , una herramienta lean manufacturing para resolver los problemas que puedan surgir en el proceso de producción y que no dejan avanzar la producción correctamente.

Veremos cómo aplicar el pps paso a paso, fase por pase.

¿Qué es el PPS?

El PPS, es el acrónimo de su término en inglés «practical problem solving», lo que en español se traduce como resolución práctica de problemas .

La resolución práctica de problemas o PPS es una metodología de 8 pasos, probada y verificada por Toyota hace años. El sistema es estructurado, pero lo suficientemente simple y práctico como para tratar problemas desde la más pequeña naturaleza, hasta los temas más complejos.

El uso de una manera fundamental y estratégica para resolver problemas crea consistencia dentro de una empresa, ya que cuando basas los resultados en hechos, experiencias y sentido común, los resultados se forman de una manera racional y sostenible.

Los 8 pasos para aplicar el PPS o resolución práctica de problemas

Para la aplicación del PPS en la resolución de cualquier problema, se siguen los siguientes pasos:

• Clarificar el problema
• Desglosar el problema
• Establecer el objetivo
• Analizar la causa raíz
• Desarrollar contramedidas
• Implementar contramedidas
• Monitorizar los resultados y procesos
• Estandarizar y compartir el éxito

Los ocho pasos para la resolución práctica de problemas están incluidos en el ciclo PDCA: Planificar, Hacer, Comprobar y Actuar. Los pasos del uno al cinco están en la fase de planificar. El hacer se encuentra en el paso seis. El séptimo paso es la comprobación. El octavo paso implica la interpretación de los resultados del nuevo estándar.

La resolución práctica de problemas puede ser una herramienta muy poderosa para los problemas que pueden surgir en una empresa. Permite  tener una comprensión común del problema en sí y los pasos que se van a dar para superar el problema de la manera más eficiente posible.

Vamos a explicar con más detalle cada uno de los pasos.

Paso 1: Clarificar el problema

Un problema puede ocurrir dentro de estos tres escenarios:

• Cualquier cosa que se desvía del estándar, como por ejemplo un lote de productos defectuosos.
• Cuando hay una gran diferencia entre el estado real y el estado deseado, como por ejemplo, cuando la producción no avanza lo que debería.
• El tercero es una necesidad del cliente no satisfecha, como puede ser el no cumplimiento del plazo de entrega.

Para aclarar mejor el problema, tienes que ver el problema con tus propios ojos . Esto te dará los detalles y la experiencia práctica que te permitirá entender el problema.

Paso 2: Desglosar el problema

Una vez que se ha visto el problema de primera mano, hay que empezar a dividir el problema en problemas más detallados y específicos.

Recuerda que mientras que descompones el problema, todavía necesitas volver a comprobar esos problemas individuales más pequeños con tus propios ojos.

Éste es también un buen momento para estudiar y analizar las diferentes entradas y salidas del proceso para poder priorizar los esfuerzos de manera efectiva. Es mucho más efectivo controlar y resolver muchos microproblemas uno a uno, en lugar de tratar de resolver un gran problema sin ninguna dirección.

Paso 3: Establecer el objetivo

El tercer paso se trata sobre todo de compromiso y enfoque.

Ahora tu atención debe centrarse en lo que se necesita para completar el proyecto y cuánto tiempo te llevará terminarlo.

Debes establecer objetivos que sean desafiantes, pero dentro de los límites y no poner una presión en la empesa que obstaculizaría el proceso de mejora.

Paso 4: Analizar la causa raíz

Este es un paso vital en la resolución de problemas, porque te ayudará a identificar los factores reales que causaron el problema en primer lugar.

La mayoría de las veces, hay múltiples causas de raíz para analizar. Asegúrate de que estás considerando todas las posibles causas de raíz y de que las estás abordando adecuadamente.

Un análisis de causa raíz adecuado, de nuevo implica que compruebes la causa tú mismo, en lugar de simplemente confiar en los informes.

Paso 5: Desarrollar contramedidas

Una vez que se han establecido las causas raíz de cada problema, puedes usar esa información para desarrollar las contramedidas necesarias para eliminarlas y solucionarlas.

Tu equipo debe desarrollar tantas contramedidas necesarias para abordar directamente todas y cada una de las causas fundamentales.

Una vez que hayas desarrollado las contramedidas, se puede comenzar a convertir en medidas más prácticas, para que su implementación en la empresa sea viable y efectiva.

Paso 6: Implementar contramedidas

Una vez establecidas las contramedidas y preparadas para su implementación de forma práctica, es momento de empezar a implementarlas.

La comunicación es extremadamente importante en esta fase de la aplicación del pps.

Debes seguir buscando ideas junto con tu equipo y continuar trabajando a través del ciclo PDCA para asegurarte de que nada se pierde por el camino. Considera la posibilidad de implementar una contramedida a la vez para monitorear la efectividad de cada uno.

Seguramente se cometerán errores en todos sus procesos de resolución de problemas, por eso aquí la persistencia juega un papel muy importante

Paso 7: Monitorizar los resultados y procesos

Como los errores ocurren y las contramedidas fallan, necesitas un sistema para revisarlas y modificarlas para obtener el resultado deseado.

También puedes determinar si el resultado deseado fue el resultado de la acción de la contramedida, o si fue sólo una casualidad. Siempre hay espacio para la mejora en el proceso de resolución de problemas, pero necesitas ser capaz de reconocerlo que a veces las cosas suceden sin esperarlo.

Paso 8: Estandarizar y compartir el éxito

Ahora que has tenido éxito en la aplicación del pps, debes establecer los nuevos procesos corregido como el nuevo estándar dentro de la empresa y compartirlos en toda la organización.

Una vez resueltos los problemas más importantes mediante la aplicación de esta herramienta lean manufacturing llamada PPS, tienes un nuevo punto de partida para seguir mejorando, siguiendo la filosofía de la mejora continua .

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4 comentarios.

Muy buen artículo sobre este tema, mucho mas claro que otros que leí. Gracias

¿El PPS es lo mismo que el 8D’s?

Hola! No es lo mismo. En las 8 disciplinas se siguen otros pasos distintos

Buen día Marco es lo mismo solo siguen otra estructura. en cada uno de los métodos la clave esta en el dominio individual de cada una de las herramientas por separado y en su seguimiento según la estructura.

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Metodología Lean: qué es y cómo puede impulsar tu modelo de negocio

Hay quien aún no sabe qué es la metodología Lean . Este método es una nueva forma de gestionar los procesos que se desarrollan en una empresa. Tiene como objetivo limpiar las actividades que no aportan nada para obtener a cambio un producto y una experiencia final de gran calidad para los clientes.

¿Qué es la metodología Lean?

El Lean es un método innovador que busca optimizar los procesos de gestión y productivos de la empresa que lo ponga en práctica. De este modo se utilizan menos recursos, por lo que cualquier proceso se convierte en más eficiente. Su máxima está en reducir la inversión, el tiempo y el esfuerzo.

Se trata de una filosofía de gestión empresarial que nace en los años 80 en Japón de la mano de Taiichi Ohno, ingeniero de Toyota. Por aquella época, se centraba en conseguir que la fabricación de vehículos de la marca fuese más eficiente. La idea fue todo un éxito, ya que se consiguió mejorar la productividad a través de dos objetivos claros:

• Eliminar todo lo que se considerase un desperdicio (ya fuese en términos materiales o de tiempo).
• Identificar aquellas sobrecargas que ralentizan el proceso de producción.

A partir de ahí, este método pasó a utilizarse en todas las fábricas automovilísticas niponas, y acabó exportándose al resto del mundo. Con el paso del tiempo, se demostró que es aplicable a cualquier sector, persona o empresa que desee introducir o mejorar un producto o servicio en el mercado. Así surgió en 2011 el Lean Manufacturing .

Los 7 tipos de desperdicios que son enemigos de la producción eficiente

La metodología Lean tiene como objetivo principal buscar una mayor satisfacción de los clientes empleando el menor número de recursos posibles y eliminando los desperdicios que no aportan valor. A estos se los denomina MUDA, una palabra que surge de la traducción de desperdicio en japonés.

• Movimiento: relacionado con el lugar de trabajo, el desplazamiento de máquinas, la ergonomía y el movimiento de las personas.
• Sobreproducción: sucede cuando no se detiene el proceso continuo y se genera un stock que el cliente no ha solicitado.
• Espera: un período inactivo no aporta valor, pero sí genera un sobrecoste en el precio final de los productos.
• Transporte: se produce cuando existe un movimiento innecesario y continuo de materiales.
• Sobreprocesado: surge cuando hay un exceso de trabajos o procesos innecesarios.
• Corrección: aparece por la necesidad de corregir un producto defectuoso.
• Inventario: el almacenaje precisa buena administración y cuidados para que no se quede obsoleto.

¿Qué debes tener en cuenta para implantar la metodología Lean?

Es importante tener en cuenta cinco puntos clave para implantar la metodología Lean en los procesos productivos de cualquier empresa:

• Definir el valor y hacerlo desde el prisma del cliente, que es quien necesita una solución.
• Determinar la cadena de valor para poder mejorar, eliminando los desperdicios.
• Crear un flujo dinámico en el que siempre se aporte valor.
• Generar el tirón o pull del cliente , cuyo pilar sea la demanda real y no una perspectiva a largo plazo.
• Mejora constante para conseguir la excelencia.

Las ventajas derivadas de aplicar la metodología Lean en las empresas

Existen multitud de ventajas derivadas de aplicar la metodología Lean en las empresas. Entre ellas, cabe destacar que mejoran la productividad porque se ocupan de la búsqueda de ‘cero defectos’. Además de este, existen otros beneficios como:

1. Reduce costes

Al optimizar los procesos de producción, se consiguen más servicios o productos. Y, tras eliminar los gastos innecesarios , se reducen los costes.

2. Satisfacción de los clientes

Se dispone de más recursos y de más tiempo para la mejora de los productos. También se cuenta con un producto mínimo viable que cumple las necesidades y expectativas del público específico y se le entrega en el momento adecuado.

3. Menos riesgos

El emprendedor tiene un riesgo menor porque toma las decisiones sobre datos y no sobre apreciaciones. Se trata de decisiones mejor fundamentadas y, por lo tanto, con menor posibilidad de error.

4. Reducción del plazo de ejecución y de las actividades sin valor

Existe una mayor carga de trabajo comercial que implica una disponibilidad inmediata de los productos, además de que se reducen los artículos defectuosos o el tiempo de inactividad .

Con este modelo de gestión se minimizan los despilfarros y se reduce la sobreproducción, permitiendo un ahorro en la administración del inventario.

5. Trabajo en equipo

Todos los empleados se sienten parte del proceso completo y se reduce la tasa de fracaso . Esto influye en la motivación del equipo y, por lo tanto, en su productividad. Además, habrá un mejor ambiente laboral, una característica imprescindible para el buen funcionamiento de cualquier empresa.

10 errores frecuentes en la implantación de Lean Service

Casos de éxito

Desde hace décadas son numerosas las empresas multinacionales que, con gran acierto, han implementado el Lean Manufacturing como modelo de gestión. Aquí se exponen tres ejemplos en los que la aplicación excelente de este método es un auténtico éxito.

Además de ser los pioneros del Lean Manufacturing gracias a su director, también gracias a ellos surgió uno de los programas de procesos más famosos de todo el mundo. El conocido como 5S consiste en sistematizar, subordinar, sanear, sostener el proceso y simplificar .

Con este método fueron un paso más allá y dejaron ver al mundo cómo de eficiente es la productividad asiática . Otro de los legados que deja la revolución empresarial de los 60 y que sirve para aplicarse en cualquier ámbito. De hecho, en Japón se ha implementado en el sistema educativo.

Caterpillar

Esta longeva y clásica empresa norteamericana dedicada a la fabricación de maquinaria fue una de las primeras compañías occidentales que se sumó al Lean . Fundada en el siglo XIX, apostó fuertemente por el modelo de mejora continua implementado en Toyota

En su caso, la metodología Lean le sirvió para reducir los tiempos de fabricación , una cuestión de vital importancia para conseguir que los proyectos a largo plazo sean rentables.

Quizás, una de las empresas de material deportivo más importantes del mundo en la actualidad. En el año 2011, Nike decidió cambiar su sistema de producción y adaptarlo a la filosofía Lean. De este modo, apostaba por una nueva estrategia que le garantizaba la calidad del producto que ofrecía a sus clientes.

El cambio vino de la mano de un importante proceso de formación de sus trabajadores , de manera que se ajustaba a uno de los principios de la metodología Lean: reducir el tiempo de producción, en este caso, gracias a la mejora de las capacidades del equipo.

En resumen, el método Lean es perfecto para emprendedores que desean el éxito y no disponen de un abultado presupuesto o planes de empresa muy elaborados. Gracias a este método se puede cambiar la filosofía de una empresa para que se ajuste a lo que realmente quieren sus clientes de una forma eficiente.

• Gestión ágil de proyectos
• Metodología lean

¿Qué es la metodología lean?

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Al igual que los especialistas en control de misiones de la NASA, los gestores de proyectos deben hacer un seguimiento de numerosos aspectos para asegurarse de que su equipo entregue los proyectos sin incidentes. No obstante, mientras que la NASA gestiona las naves espaciales, los gestores de proyectos supervisan las entregas.

Las metodologías lean pueden ayudar a prevenir desastres en la gestión de proyectos similares a la catástrofe del Apollo 13, ya que permiten entregar los proyectos a tiempo y sin salirse del presupuesto.

La metodología lean facilita un proceso continuo de ajustes graduales, lo que acelera significativamente la entrega de productos al optimizar los recursos y los esfuerzos y permitir que los equipos trabajen de manera eficiente y eficaz.

En este artículo, obtendrás más información sobre la metodología lean, sus ventajas y cómo tu equipo de software puede poner en práctica sus principios con Jira .

Historia de la metodología lean

La metodología lean tiene como objetivo optimizar al máximo los procesos y los resultados de tu equipo mediante mejoras continuas. Cuando se practica correctamente, permite a los equipos aportar valor a los clientes de manera eficiente.

El fundador de Toyota, Kiichiro Toyoda , desarrolló la metodología lean después de la Segunda Guerra Mundial para ahorrar recursos y eliminar el despilfarro. Tras observar la compra y el reabastecimiento de artículos en un supermercado, concibió el concepto "just-in-time" (justo a tiempo), que se centra en fabricar los productos exactamente cuando los clientes los necesitan.

El concepto de Toyoda se transformó en el sistema de producción de Toyota , que con el tiempo se convirtió en la metodología lean. A partir de estos modestos comienzos, la metodología lean se convirtió en la base de la gestión ágil de proyectos , que ahora se utiliza en diversos sectores, como los del desarrollo de software, la construcción y la sanidad.

Descripción general de la metodología lean

La metodología lean se basa en dos pilares que proporcionan un marco para todos los proyectos lean: la mejora continua y el respeto por las personas.

• Mejora continua: un ciclo de feedback continuo ayuda a los equipos a hacer cambios progresivos en los procesos, los productos y el personal para mejorar los sistemas de forma continua. Al identificar, evaluar y modificar los procesos o sistemas existentes paso a paso, los equipos pueden eliminar el despilfarro y mejorar la eficiencia en general.
• Respeto : los gestores reconocen el valor de las contribuciones del equipo y los comentarios de los clientes, y se toman esas ideas y esos puntos de vista muy en serio. Los gestores que emplean la metodología lean distribuyen las tareas en todo el flujo de trabajo de la manera más eficiente para fomentar la colaboración estrecha y aportar el máximo valor a los clientes.

Los principios fundamentales de la metodología lean se han desarrollado teniendo en cuenta estos dos factores.

Principios de la metodología lean

Es fundamental tener en cuenta el impacto que tendrá tu trabajo en la experiencia del cliente. Los cinco principios fundamentales de la metodología lean ayudan a los equipos a organizar las tareas y, a los gestores de proyectos, a supervisar. Estos cinco principios fundamentales son:

1. Identificar el valor

Para aportar valor a tus clientes, primero tienes que conocer sus necesidades. Puedes hacerlo de estas formas:

• Interactuando directamente con los clientes para obtener información sobre sus puntos problemáticos.
• Identificando cómo ayuda tu producto a mitigar esos puntos problemáticos.

Luego, tienes que definir el valor que aporta tu producto para satisfacer las necesidades de los clientes y comunicarlo a tu equipo. Puedes hacerlo estructurando el trabajo del equipo en torno al impacto que tiene en la experiencia de los clientes e investigando cuáles son las mejores herramientas para ayudar a tu equipo a aportar valor a los clientes.

Identificar el valor ahorra tiempo y dinero, ya que permite que tu equipo solo cree funciones que aporten valor a tus clientes.

2. Crear un mapa de flujo de valor

Las actividades necesarias para ofrecer experiencias de calidad a los clientes forman parte del flujo de valor. Un mapa de flujo de valor utiliza diagramas para ayudar a visualizar el proceso del proyecto, lo que ayuda a gestionar el flujo de valor , que es fundamental para eliminar el despilfarro.

La creación de un mapa de flujo de valor implica las siguientes actividades:

• Identificar el problema y elegir el equipo adecuado: identifica los principales puntos problemáticos de tus clientes y, a continuación, elige un equipo con las habilidades necesarias para resolverlos.
• Limitar y crear un mapa del proceso : limita el alcance del proyecto a las actividades necesarias. A continuación, puedes crear un mapa del proceso con la plantilla de tablero de scrum de Jira y fijar las fechas de cada entrega.
• Recopilar datos : debes saber qué recursos son necesarios haciendo un seguimiento de los datos, como las horas que el equipo dedica a trabajar en el proyecto.
• Evaluar y hacer ajustes : para conseguir la mejora continua de los procesos, evalúalos constantemente y pregunta "¿Hay alguna forma mejor de hacerlo?".

3. Crear un estado de fluidez

Cuando todo va como la seda, nos encontramos en un "estado de fluidez", tanto que no nos damos cuenta del paso del tiempo. Crear un estado de fluidez aumenta la implicación y el rendimiento del equipo.

La fluidez del equipo refleja la eficiencia del flujo de valor, que puedes perfeccionar continuamente mediante el ciclo de feedback continuo. La metodología lean requiere una fluidez continua para reducir los retrasos y minimizar los tiempos de entrega.

"Cuando implementes lean, céntrate en el flujo", afirma Mark Cruth, orientador de trabajo moderno de Atlassian. "El flujo es el núcleo de cada elemento que compone lean, sin importar si se trata de reducir el despilfarro, eliminar grupos aislados o mejorar continuamente... ¡Todos los elementos vuelven al flujo!".

Puedes mejorar la fluidez de tu equipo implementando lo siguiente:

• Colaboración multidisciplinar : el aislamiento es el peor enemigo de la metodología lean. Tu equipo debe participar en todo el proceso y colaborar con otros equipos, si es necesario, para llevar a cabo sus tareas. Por ejemplo, esto puede implicar que participe el equipo de satisfacción del cliente y preguntar su opinión sobre los puntos problemáticos de los clientes. Además, tu equipo puede adquirir más conocimientos sobre el funcionamiento de otros departamentos.

Seguimiento de tareas : los tableros de kanban , o la plantilla de kanban de Jira, pueden ayudarte a asignar tareas, visualizar el trabajo y coordinar a tu equipo. Estas tarjetas ayudan a los equipos a hacer un seguimiento del progreso de las tareas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

4. Establecer un sistema de incorporación

Con un sistema de incorporación, los equipos solo trabajan en lo que el cliente necesita cuando lo necesita y producen según la demanda real de los clientes, no según las proyecciones.

Para evaluar con precisión las necesidades de los clientes, el equipo debe hablar con ellos y pedir su opinión.

5. Buscar la perfección

La metodología lean requiere una mentalidad de crecimiento y promueve el perfeccionamiento mediante la mejora continua, utilizando un ciclo de feedback continuo para ayudar al responsable de proyectos, al equipo y a la empresa a reducir el despilfarro y mejorar la eficiencia.

Ventajas de la metodología lean

Como gestor de proyectos, probablemente te hayas encontrado con uno o dos contratiempos en los proyectos, como tener que esperar a recibir comentarios de las partes interesadas. Si los comentarios llegan demasiado tarde, todo el proyecto se estanca. La metodología lean tiene muchas ventajas que contrarrestan esos obstáculos, como:

• Mayor eficiencia: al crear un mapa de flujo de valor, puedes centrar la actividad en las necesidades de los clientes y eliminar el trabajo innecesario en productos y servicios que los clientes no desean.
• Menos problemas : la metodología lean mitiga incidencias, como la falta de comunicación y los plazos poco realistas, antes de que vayan a peor. En cuanto a la comunicación, la metodología lean proporciona seguimiento y transparencia para que todos tengan claras las tareas, las responsabilidades y los plazos. Como el equipo participa más estrechamente en el proceso, también puede cuestionar cualquier plazo que no sea razonable.
• Reducción de costes: si creas un plan claro y eliminas los obstáculos puedes ahorrar dinero, ya que solo produces lo suficiente para satisfacer la demanda de los clientes. De esa manera, no se produce más de lo necesario, lo que es especialmente importante en el caso de los productos físicos.
• Mejora de las relaciones con los clientes: al centrarse en el valor para los clientes, se crean relaciones más sólidas con ellos, lo cual es crucial para una empresa.
• Mejora continua: el ciclo de feedback continuo de la metodología lean ayuda a perfeccionar y mejorar continuamente los procesos para aportar valor de manera eficiente.
• Implicación del equipo : dado que la metodología lean requiere una mayor participación inicial por parte de tu equipo, este se comprometerá más con el resultado. Tendrá algo que decir sobre en qué está trabajando y cuándo espera terminarlo, pues un equipo capacitado es un equipo comprometido.

Posibles desafíos de la metodología lean

A pesar de sus numerosas ventajas, la metodología lean puede presentar algunos desafíos que los gestores de proyectos deberían reconocer y aprender a superar. Estos son algunos de ellos:

• Solución: consigue la aceptación del equipo lo antes posible y muéstrales lo útil que puede ser la metodología lean.
• Solución: al incorporar al equipo, proporciona la formación adecuada sobre metodología lean. Puedes inscribir a tu equipo en un programa de certificación lean que ofrezca formación práctica. Con una certificación, tendrás la tranquilidad de que tienen los conocimientos adecuados de los métodos lean.

Centrarse en las herramientas en vez de en la cultura: dar prioridad a las herramientas en vez de a las personas reduce la implicación del equipo. En la metodología lean, hacer hincapié en las herramientas puede deshumanizar y devaluar a tu equipo y su trabajo. Cuando un equipo no se siente valorado, es menos probable que dé lo mejor de sí.

Solución: fomenta una cultura de confianza con la filosofía de mejora continua de la metodología lean. Proporcionar feedback continuo y oportunidades de crecimiento demostrará a tu equipo que, como responsable, te interesa su desarrollo profesional.

• Solución: presta atención a las métricas para medir el éxito del proyecto y buscar áreas de mejora para desarrollar tu equipo.

Usa Jira para la gestión de proyectos

La metodología lean agiliza la gestión de proyectos y mantiene la agilidad del equipo, ya que elimina el despilfarro y optimiza continuamente los procesos.

Jira puede ayudar a los equipos de software a aplicar la metodología lean y a ofrecer más valor a los clientes. La información contextual permite a los equipos desarrollar y entrenar sus habilidades para aprender y mejorar continuamente su forma de trabajar. Gracias a los tableros de scrum y kanban, tu equipo dispondrá de total visibilidad respecto al futuro para lograr constantemente la máxima producción en el menor tiempo posible. Al emplear Jira como pilar de la colaboración, se puede mantener la sintonía entre todos los equipos y entre estos y el resto de la organización.

Jira también permite a las empresas visualizar los flujos de valor. Gracias a ello, tu empresa puede:

• Configurar la automatización del flujo de procesos . Ayuda a tus equipos a recuperar tiempo y reduce el trabajo manual con el potente motor de automatización de Jira. Sintoniza el trabajo con las necesidades empresariales. Comprueba cómo el trabajo diario contribuye a alcanzar los objetivos estratégicos y mantiene informadas a las partes interesadas importantes con informes ágiles listos para usar.
• Hacer un seguimiento de las inversiones . Sé consciente de los recursos que se utilizan y el tiempo que se dedica a cada proyecto para poder asignar los esfuerzos de forma adecuada para el siguiente.
• Detectar los obstáculos . Identifica los posibles obstáculos y evítalos antes de que se produzcan.
• Aportar valor continuamente . Con más claridad y visión, tu equipo podrá aportar valor de forma constante a los clientes y a la empresa en su conjunto.

Esta solución también funciona bien con otros métodos, como la metodología ágil, Open DevOps y la gestión del flujo de valor.

Metodología lean: preguntas frecuentes

¿cuál es la diferencia entre la metodología ágil y la metodología lean.

A primera vista, parece difícil distinguir entre la metodología lean y la ágil. Si bien ambas se centran en la eficiencia y el valor para el cliente, hacen hincapié en diferentes aspectos de la gestión de proyectos . La metodología lean se centra en la eliminación del despilfarro, el proceso y la aportación de valor, mientras que la metodología ágil se centra en los clientes, en mitigar la incertidumbre y en ofrecer un software que funcione.

Entremos más en detalle:

• Enfoque: como enfoque descendente, la metodología lean se preocupa por las mejoras de los procesos. Sin embargo, la metodología ágil es un enfoque ascendente en el que el trabajo se divide en ciclos de iteración más pequeños.
• Entrega de productos: tanto los equipos que utilizan la metodología lean como los que utilizan la ágil trabajan rápido para entregar los productos lo antes posible. Sin embargo, la metodología ágil se preocupa menos por la velocidad que por el feedback. Por lo tanto, los equipos ágiles desarrollan algo más pequeño, reciben el feedback e iteran. Por otro lado, la metodología lean se centra en mejorar el proceso general para entregar más rápido.
• Marcos : la metodología lean no tiene marcos de trabajo específicos, mientras que la ágil, sí. Scrum y kanban son dos marcos de gestión ágil de proyectos que te permiten aplicar los principios de la metodología ágil. Jira ofrece una plantilla de scrum y una plantilla de kanban para ayudar a los gestores de proyectos a iniciarse en la metodología ágil.

¿Cuál es la diferencia entre DevOps y la metodología lean?

DevOps crea una colaboración funcional entre los equipos de desarrollo y operativos, lo que permite una entrega de software más rápida. Esta es la filosofía fundamental de DevOps: aportar valor a la empresa de forma continua a través de una cultura de comprensión y colaboración.

Por otro lado, la filosofía fundamental de la metodología lean es aportar valor mediante la mejora de los procesos y la eliminación del despilfarro.

Lean y DevOps son metodologías centradas en el cliente, pero se diferencian en dos áreas principales:

• Valor para los clientes: DevOps crea mapas de imágenes de empatía con los clientes, que asocian los objetivos empresariales al valor que aportan a los clientes. Por otro lado, la metodología lean elige las actividades que aportan valor a los clientes en función de las necesidades.
• Enfoque: DevOps integra el desarrollo y las operaciones con la documentación y la colaboración. La metodología lean optimiza los procesos, los recursos y el esfuerzo.

Además, DevOps automatiza las tareas rutinarias, como las solicitudes de incorporación de cambios, en las que la guía para principiantes de DevOps profundiza con más detalle.

Si ya utilizas DevOps, Open DevOps (una base de DevOps lista para usar en Jira con un enfoque de herramientas abiertas y la automatización) puede ayudar a tu equipo de metodología ágil a centrarse en las entregas, en gestionar software de calidad y en poner en práctica el enfoque de TI "tú lo creas, tú lo gestionas", asociado a los principios de DevOps.

¿Puedes usar la metodología ágil, la metodología lean y DevOps al mismo tiempo?

Sí. Estas metodologías se complementan entre sí en su objetivo de ofrecer calidad y valor a los clientes. DevOps elimina el aislamiento para integrar los equipos de desarrollo y operaciones, la metodología ágil fomenta la mejora continua y la metodología lean pone en práctica los principios de mejora continua.

Usar las tres metodologías puede acelerar la entrega de los productos y el valor para los clientes. Por ejemplo, puede que tu empresa utilice las tres, pero no de forma conjunta. La metodología lean puede ayudarte a mejorar tu proceso ágil, y el enfoque iterativo de la metodología ágil puede respaldar la mejora continua de la lean. Con DevOps, puedes mejorar la colaboración entre equipos.

Con las tres, tu empresa se convertiría en toda una potencia, ya que aportaría valor a los clientes a través de prácticas más eficientes.

Puedes conectar estas metodologías con el conjunto de herramientas de gestión de proyectos de Atlassian.

Principios de metodología lean: aumento de la eficiencia de DevOps

Explora el poder de los principios de la metodología lean y DevOps para optimizar la gestión de proyectos, mejorar la eficiencia y ofrecer valor con mayor rapidez.

Mejora lean de los procesos [Qué es y cómo implementarla]

Elimina el despilfarro con la mejora lean de los procesos. Descubre cómo pueden combinarse las técnicas lean de mejora de los procesos con otros principios para gestionar mejor los proyectos.

Giovanny Cifuentes | Consultor Transformación Digital

Bienvenido a mi blog , mi nombre es Giovanny y encontraras contenido sobre mi experiencia en Transformación Digital en las organizaciones. Comparto contenido sobre Transformación Digital, Educación y Liderazgo.

Problem Solving con enfoque en 4 tipos de problemas

Interiorizar lo tipos de problemas permite comprender los diferentes niveles de mejora continua que deberían suceder en las organizaciones.

En las organizaciones se presentan problemas que bloquean el ritmo de trabajo de las personas para la generación de valor, y acudimos a solucionarlos dependiendo el grado de importancia, uno de los criterios de priorización que solemos usar por ejemplo es de contrastar lo Urgente Vs Importante, sin embargo indagaremos un poco para comprender que dependiendo del tipo de problema se puede ir por un camino o por otro, no solo centrarce en un solo enfoque.

Nadie está en mayores problemas que la persona que cree que no los tiene. Taiichi Ohno

En el pensamiento Lean definimos como problema cualquier resultado que no sea el rendimiento deseado en un momento dado, siguieno en esa linea el autor Art Smalley en su libro “Cuatro tipos de problemas: desde la contención reactiva hasta la innovación creativa», comparte que los problemas se pueden categorizar de la siguiente manera:

Problema tipo 1 : Contención

Se basa en respuestas rápidas a problemas que son causados de forma impredecible afectando la operación normal de la organización y se deben tomar medidas para reanudar rápidamente a las condiciones normales. Son problemas que son importante y urgentes a los que se le dan las prioridades mas altas deteniendo todas las actividades en curso. Durante su solución no existe el tiempo suficiente para realizar análisis a profundidad ya que el propósito es garantizar la estabilidad, sin embargo, se deben de solucionar lo mas pronto posible, una vez solucionado se analiza a profundidad la causa raíz y se definen procedimientos para evitar que vuelva a ocurrir.

No existe una practica recomendada para resolver estos tipos de problemas, ya que las personas actúan bajo sus instintos de supervivencia para mitigar el contexto de caos que se presenta.

EJ: El portal web de la compañía este caído impidiendo realizar transacciones a los clientes de los canales digitales.

Problema tipo 2 : Desviación Estándar

Se basa en respuestas recurrentes a problemas que son causados de forma repetitiva afectando la calidad de la generación de valor, son importantes por lo que se dedica tiempo para hacer un análisis a profundidad de lo que esta sucediendo con el propósito de encontrar la causa raíz y ajustar el procedimiento para garantizar la calidad en el flujo de valor.

Una técnica que se puede utilizar para resolver este tipo de problemas es el uso del la practica del reporte A3 . Es una práctica de las empresas Lean para desarrollar un problema, un análisis, una acción correctiva, un plan de acción y seguimientos, es necesario tener un proceso empírico para tomar conocimiento y posteriormente tomar acción. Este tipo de problemas deben solucionarce en días o semanas para poder operar con la calidad necesaria para los clientes.

EJ: Se presenta inconsistencias en los cálculos de las facturas de los clientes nuevos del ultimo fin de semana.

Problema tipo 3 : Condición objetivo

Se basa en respuesta a superar el estándar actual en busca de mejorar el rendimiento para todos los procesos y flujos de valor actual, son problemas creados para proyectar un estado futuro al que se le realizaran cambios sistémicos que brinde un nuevo flujo de valor que opere con estabilidad paras lograr los objetivos de la organización. Se deben solucionar en máximo un trimestre para que el esfuerzo utilizado genere un impacto.

Al igual que los problemas tipo 2, se puede utilizar el reporte A3 , como también OKRs de nivel táctico con el propósito de movilizar acciones transformacionales.

EJ: Reducir el Time to Market en un 10%

Problema tipo 4 : Innovación

Se basa en dar respuesta a las necesidades de los clientes y los cambios en el mercado, son problemas creados de forma proactiva enfocado en los temas importantes que los altos ejecutivos necesitan abordar para desplegar la estrategia en la organización. Se busca una visión o condición ideal que conlleva mejoras radicales entorno a los productos, procesos, personas, sistemas o del valor para el cliente más allá de los niveles actuales. Se proyectan solucionar en varios Trimestre o a 1 año.

EJ: Aumentar en un 30% los ingresos por los canales digitales en la organización.  

Interiorizar lo tipos de problemas permite comprender los diferentes niveles de mejora continua que deberían suceder en las organizaciones y cómo deben combinarse con las interacciones entre los diferentes niveles de gestión de las compañías para lograr que fluya el valor para satisfacer las necesidades de los clientes.

• Four Types of Problems Art Smalley
• The Toyota Way to Service Excellence: Lean Transformation in Service Organizations, Jeffrey K. Liker
• Lean Thinking Daniel T. Jones, James P. Womack
• The Toyota Way Fieldbook A Practical Guide for Implementing Toyota’s 4Ps Jeffrey K. Liker David Meier
• Toyota Kata Culture: Building Organizational Capability and Mindset Through Kata Mike Rother
• Necesitamos Enfoques Apropiados Para Cada Uno De Los Cuatro Tipos De Problemas De Gestión Que Enfrentamos: http://academialeanmanagement.blogspot.com/2019/09/necesitamos-enfoques-apropiados-para.html

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• Category: Lean Digital
• Tag: Kaizen , Lean , Lean Thinking , Problem Solving , Resolución de Problemas

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Posted by Giovanny

¡Hola! Soy Giovanny Cifuentes, apasionado Consultor en Transformación Digital, con un enfoque principal en impulsar cambios significativos en las organizaciones. Mi misión es ayudar a las organizaciones a aprovechar las oportunidades y esquivar las amenazas mediante la incorporación de la Tecnología, Metodologías de Trabajo y Cambio Cultural.

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Explore Lean Thinking and Practice / What is Lean?

What is Lean?

Lean is a way of thinking about creating needed value with fewer resources and less waste. and lean is a practice consisting of continuous experimentation to achieve perfect value with zero waste. lean thinking and practice occur together..

Lean thinking always starts with the customer. What does the customer value ? Or, stated differently and in a way that invites concrete action, what problem does the customer need to solve?  

Lean practice begins with the work — the actions that directly and indirectly create value for the customer — and the people doing that work. Through ongoing experimentation, workers and managers learn by innovating in their work — be it physical or knowledge work — for increasingly better quality and flow, less time and effort, and lower cost. Therefore, an organization characterized by lean practice is highly adaptive to its ever-changing environment when compared to its peers because of the systematic and continuous learning engendered by lean thinking and practice . 

A lean enterprise  is organized to keep understanding the customer and their context, i.e., specifying value and looking for better ways to provide it: 

• through product and process development,  
• during fulfillment from order through production to delivery, and 
• through the product’s and/or service’s use cycle from delivery through maintenance and upgrades to recycling.  

Lean Transformation Framework

Lean enterprises, both ongoing firms and startups, endlessly address fundamental questions of purpose, process, and people : 

• What is the value-driven purpose? Or what is the problem to solve? 
• What is the work to be done (to solve the problem)? 
• What capabilities are required (to do the work to solve the problem)? 
• What management system — operating system and leadership behaviors — is required? 
• What basic thinking, including mindsets and assumptions, are required by the organization as a purpose-driven socio-technical system? 

Lean thinking has a moral compass: respect for the humanity  of customers, employees, suppliers, investors, and our communities with the belief that all can and will be better off through lean practices. Lean is not dogmatic. It’s not a rigid, unchanging set of beliefs and methods. Instead, it progresses in the context of specific situations. There is no endpoint as long as value is imperfectly created, and waste exists.  Learn about the brief history of lean thinking and practice .

Let’s elevate the work. Celebrate it. And, with that, let’s treat it—the work—with the deep respect it deserves. – John Shook

How can lean thinking help you?

From executive  coaching  in strategy development, deployment, and alignment to engaging employees to create a culture of problem-solving and everything in between, see how lean thinking and practice can elevate your organization’s performance.  

I want to know how lean thinking can help me with

• Product and Process Development
• Administration / Support
• Problem-Solving
• Executive Leadership
• Line Management

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Guide: A3 Problem Solving

Author: Daniel Croft

Daniel Croft is an experienced continuous improvement manager with a Lean Six Sigma Black Belt and a Bachelor's degree in Business Management. With more than ten years of experience applying his skills across various industries, Daniel specializes in optimizing processes and improving efficiency. His approach combines practical experience with a deep understanding of business fundamentals to drive meaningful change.

Problem-solving is one of the key tools a successful business needs to structure improvements and one I have been using to solve problems in a structured way in my career at a range of businesses over the years. When there is a problem in business that is leading to increased costs, waste , quality issues, etc., it is necessary to address these problems. A3 structured problem solving is a Lean Six Sigma methodology that has been designed and developed to support continuous improvement and solve complex business problems in a logical and structured process. 

The guide will give you a full understanding of what A3 Problem solving is and a breakdown of all the steps of how to apply it within your business with an example of where I have made improvements with it previously.

Importance of A3 in Lean Management

The A3 problem-solving method is a key tool in Lean Six Sigma and continuous improvement in business, and in my experience, it is often the standard approach all improvement activities must follow and is particularly popular in the automotive industry. This is because of the following:

Focus on Root Causes : Rather than applying a quick fix to a problem or jumping to conclusions and solutionizing, A3 requires gaining a deep understanding of the root causes of the problem. By addressing these root causes, the chances of recurrence is reduced.

Standardization : With a consistent format, the A3 process ensures that problems are approached in a standardized way, regardless of the team or department. This standardization creates a common language and understanding across the organization and ensures all problems are addressed to the same standard and approach.

Team Involvement : An A3 isn’t an individual process. It requires a cross-functional team to work together on problem-solving, ensuring that a range of perspectives and expertise is considered. This collective approach builds a stronger understanding of the problem and ensures that solutions are well-rounded and robust.

Visual Storytelling : The A3 report serves as a visual storyboard, making it easier for stakeholders at all levels to understand the problem, the analysis, and the countermeasures. This visualization enhances communication and drives alignment.

The 6 Steps of A3 Problem Solving (With Real Example)

The A3 problem-solving process can initially seem difficult if you have never done one before and particularly if you have never been a team member in one. To help you with this we will break down the 6 steps into manageable activities, followed by a real-life example to help you apply this method within your business.

As a side note, the A3 problem-solving process was actually one of the first Lean Six Sigma tools I learned to use three weeks into my continuous improvement career after being thrown into the deep end due to resource availability, so I can understand how difficult it can be to understand. 

Step 1: Describe the problem

Problem description.

The problem description is an important first step in the process as it ensures a common understanding with the team of what the issue is that needs to be addressed. This can be done by using a technique called the 5W1H Is/Is Not method to help gain a clear understanding of the problem. 

To understand the 5W1H Is/Is Not the Process, check out our guide for details of that technique. However, in short, it’s about asking key questions about the problem, for example, “What IS the problem?” and “What IS NOT the problem?”

Let’s say you have been asked to look into a problem where “Machine downtime on the automotive assembly line has increased by 30% over the past three months, leading to production delays and increased costs.”

An example of a 5W1H Is/Is Not on this may result in the following output:

 Based on this we can create a clear problem description as the focus of the project that give the team a clear and common understanding of the issue looking to be resolved in the next steps of the process. The problem description could then be written as:

“Over the past three months, machine downtime on Automotive Assembly Line No.3 has increased by 30%. This has predominantly affected the assembly line workers and leads, leading to production delays and higher labour costs. “

Current Condition

Next is demonstrating the current condition and demonstrating the impact on the business. This can often be done with data and charts to back up the problem that might show trends or changes in outputs.

This might look something like the below and demonstrate a good baseline for confirming the improvement at the end of the A3

Containment Actions

Next is containment actions. Since you have identified a problem, there is likely an impact on the business or the customer. As a team, you should consider what can be done to limit or eliminate this problem in the short term. Remember this is just a containment action and should not be seen as a long-term fix. 

In our situation we decided to “Implement temporary overtime shifts to meet production goals, leading to an increase in labor costs.”

At this stage, the A3 should look similar to the one below; you can use charts and graphics to represent the current state as well if they fit within the limit area. Remember, we must include the content of the A3 within the 1-page A3 Document.

Step 2: Set the A3 Goals

The next step of the A3 is to, as a team, set the goal for the project. As we have a clear understanding of the current condition of the problem, we can use that as our baseline for improvement and set a realistic target for improvement. 

A suggested method for setting the Target condition would be to use the SMART Target method.

If you are not familiar with SMART Targets , read our guide; it will cover the topic in much more detail. In short, a SMART target creates a goal statement that is specific, measurable, achievable, relevant and time-bound. 

By doing this you make it very clear what the goal of the project is, how it will be measured, it is something that can be achieved, relevant to the needs of the business and has a deadline for when results need to be seen.

For our A3 we decided that the goal would be “Our goal is to achieve at least a 20% reduction in machine downtime on Automotive Assembly Line No.3, lowering it from 90 minutes to no more than 72 minutes per day per machine, within the next 60 days. This reduction is crucial for increasing productivity and reducing labour costs, aligning with our overall business objectives.”

I also recommend using charts in this section to visualize the benefit or improvement to ensure you have stakeholder and sponsor support. Visuals are much easier and faster for people to understand.

At this point, your A3 might look something like the one below, with the first 1/4 or section complete. The next step is to move on to the root cause analysis to get to the root of the problem and ensure the improvement does not focus on addressing the symptoms of the problem.

Step 3: Root Cause Analysis

Root cause analysis is the next step in the process, often referred to as gap analysis, as this step focuses on how to get to the goal condition from the current condition.

Tip: If at this point you find the team going off-topic and focusing on other issues, Ask the question, “Is this preventing us from hitting our goal statement?”  I have found this very useful for keeping on track in my time as an A3 facilitator.

For root cause analysis, a couple of key tools are usually used: a fishbone diagram and a five-why Analysis . Again, we won’t go into the full details of these tools within this guide, as they have been covered in extensive detail in their own guides.

But the aim at this point is as a team, to brainstorm what is preventing us from achieving our target condition. This is done by allowing all members of the team to input the reasons they think it is not being achieved. These inputs are often written on sticky notes and placed on the fishbone diagram. Following this, you may have results similar to the ones below.  Note: it is important that the inputs are specific so they can be understood. e.g. “Calibration” alone is not specific to how it’s causing the problem; specify it with “Calibration: Inaccurate measurements affecting machine settings.”

After the fishbone diagram has been populated and the team has exhausted all ideas, the team should then vote on the most likely cause to explore with a 5 Whys analysis. This is done because, due to resource limitations, it is unlikely all of the suggestions can be explored and actioned.

In this situation the team decided the “lack of preventative machines: machines not being serviced regularly” was the cause of increased downtime. This was explored with the 5 Whys to get to the root cause of why Assembly Line 3 did not have preventative maintenance implemented.

The result of this root cause analysis can be seen below, and you may end up with more ideas on the fishbone, as generally there are a lot of ideas generated by a diverse team during brainstorming.

Step 4: Solutions and Corrective Actions

Now that we understand what the root cause of the problem is, we need to address it with solutions and corrective actions. Again, as a team, consider the root cause of the problem and discuss what actions need to be taken by the team, who will do them, and when they will be done. The result should be an action plan, for example, like the one below:

This action plan needs to be carried out and implemented.

The result of this section will likely just be an action list and look like the below section.

Step 5: Validate Solution and Standardize

Within step 5 it is time to collect data to validate and confirm the actions that have been implemented resulting in solving the problem and meeting the target state of the problem. This is done by continuing to collect data that demonstrates the problem in the baseline to see if the problem is being reduced.

For example, below, the project team continued to collect Assembly Line 3 downtime data on a weekly basis. Initially, there was a steady reduction, likely due to the focus of the project on the problem, which had some impact. However, once the majority of the action was implemented, a huge drop in product downtime was seen, exceeding the target. This showed the actions have been successful

If, in the validation stage, you find that the improvement required is not being made, you should go back to step 3 and reconsider the root cause analysis with the team, pick another area to focus on, and create an action plan for that following the same steps.

Step 6: Preventive Actions and Lessons Learned

In step 6 after the confirmation of project success you should look at preventive actions and lessons learned to be shared from this project:

• Preventive Action: The new preventive maintenance schedule will be standardized across all assembly lines. This will prevent other lines having similar issues and make further improvements
• Lessons Learned: A formal review will be conducted to document the process, including challenges faced and how they were overcome, which will then be archived for future reference.

In our project, this looked like the one below and will be used as a reference point in the future for similar issues. 

And that is the successful completion of a structured A3 problem-solving technique.

The complete A3 looks like the below image. Yours may slightly differ as the problem and information vary between projects.

Downloadable A3 Reporting Template

To support you with your A3 problem solving, you can download our free A3 problem solving report from the template section of the website.

Problem-solving is important in businesses, specifically when faced with increased costs or quality issues. A3 Structured Problem Solving, rooted in Lean Six Sigma, addresses complex business challenges systematically.

Originally from Toyota’s lean methodology, A3, named after the 11″x17″ paper size, visually maps problem-solving processes. This method ensures concise communication and focuses on crucial details, as illustrated by the provided example.

Emphasized in Lean Management, A3 stresses understanding root causes, standardization across teams, team collaboration, and visual representation for clarity. This tool is not only a guide to understanding the issue but is a standardized format ensuring robust solutions. Particularly for novices, breaking down its six steps, from problem description to setting A3 goals and root cause analysis, provides clarity. Visual aids further enhance comprehension and alignment across stakeholders.

• Sobek II, D.K. and Jimmerson, C., 2004. A3 reports: tool for process improvement. In  IIE Annual Conference. Proceedings  (p. 1). Institute of Industrial and Systems Engineers (IISE).
• Matthews, D.D., 2018.  The A3 workbook: unlock your problem-solving mind . CRC Press.

Q: What is A3 problem solving?

A: A3 problem solving is a structured approach used to tackle complex problems and find effective solutions. It gets its name from the A3-sized paper that is typically used to document the problem-solving process.

Q: What are the key benefits of using A3 problem solving?

A: A3 problem solving provides several benefits, including improved communication, enhanced teamwork, better problem understanding, increased problem-solving effectiveness, and the development of a culture of continuous improvement.

Q: How does A3 problem solving differ from other problem-solving methods?

A: A3 problem solving emphasizes a systematic and structured approach, focusing on problem understanding, root cause analysis, and the development and implementation of countermeasures. It promotes a holistic view of the problem and encourages collaboration and learning throughout the process.

Q: What are the main steps in the A3 problem-solving process?

A: The A3 problem-solving process typically involves the following steps: problem identification and description, current condition analysis, goal setting, root cause analysis, countermeasure development, implementation planning, action plan execution, and follow-up and evaluation.

Q: What is the purpose of the problem identification and description step?

A: The problem identification and description step is crucial for clarifying the problem, its impact, and the desired outcome. It helps establish a common understanding among the team members and ensures everyone is working towards the same goal.

Daniel Croft

Hi im Daniel continuous improvement manager with a Black Belt in Lean Six Sigma and over 10 years of real-world experience across a range sectors, I have a passion for optimizing processes and creating a culture of efficiency. I wanted to create Learn Lean Siigma to be a platform dedicated to Lean Six Sigma and process improvement insights and provide all the guides, tools, techniques and templates I looked for in one place as someone new to the world of Lean Six Sigma and Continuous improvement.

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